КАК оформить документально, что у тебя лежат учредительные документы и печати другой фирмы?
Не всегда все документы в компании находятся на своих местах и в надлежащем порядке. Иногда может возникнуть ситуация, когда найденные учредительные документы и печати не относятся к вашей организации. В такой ситуации необходимо правильно оформить все документы, чтобы быть уверенным в предоставлении их самим себе или другим организациям.
Оформление учредительных документов
Ситуация, когда у вас есть чужие учредительные документы, достаточно редкая, но может возникнуть по различным причинам: ошибка предыдущих работников, некорректный адрес письма и т.д. Важно, чтобы в компании существовал определенный порядок, каким образом работники должны поступить в данной ситуации.
Сначала необходимо заявить о нахождении учредительных документов, показать их руководителю и выяснить, как их лучше оформить. Если ваши руководители находятся в шоке, после того, как им сообщили о случае, вам стоит позаботиться о том, чтобы всё было сделано правильно и что нашлись уникальные учредительные документы.
Затем следует написать заявление на сертифицированном бланке: "Настоящим заявляю, что обнаружил учредительные документы другой фирмы в кабинете (указать номер кабинета). Документы (указать их название и дату) находятся в хранилище (указать место хранения)."
Оставшиеся учредительные документы должны остаться в компании в безопасном месте.
Оформление печатей другой фирмы
Если у вас есть печати другой фирмы, то необходимо соблюдать определенный порядок действий. В первую очередь стоит выяснить, чья это печать и как она может оказаться в вашей компании.
После того, как факт нахождения печатей другой фирмы в вашей компании станет известен, необходимо сообщить своим руководителям. Далее следует оформить заявление на сертифицированном бланке: "Настоящим заявляю, что обнаружил печати другой фирмы в кабинете (указать номер кабинета). Печати (указать их название) находятся в хранилище (указать место хранения)."
Недостаточно просто сохранить печати в хранилище. Руководители должны сообщить об этом случае сотрудникам, чтобы те не использовали эти печати при оформлении документов.
Заключение
В описанных выше ситуациях очень важно учитывать все нюансы и правильно оформлять документы, чтобы избежать юридических проблем. Если у вас возникает необходимость оформить важные документы, следуйте вышеприведенным инструкциям. Таким образом, вы сможете быть уверенным в правильности и четкости документов, а также предоставить их самим себе или другим компаниям в нужный момент.
